Prinzipiell sind alle Arbeitgeber in Deutschland gesetzlich dazu verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten systematisch zu erfassen. Daraus ergibt sich, dass für die meisten Unternehmen eine analoge oder digitale Form der Arbeitszeiterfassung nahezu unumgänglich ist. Es gibt verschiedene Zeiterfassungssysteme, die den zukünftigen Anforderungen und Vorschriften gerecht werden. Wir zeigen Ihnen, wie sich die aktuelle rechtliche Situation in Bezug auf die Arbeitszeiterfassung genau darstellt und worauf Firmen bei der Einführung einer digitalen Lösung achten sollten.
Was ist Arbeitszeiterfassung genau?
Als Arbeitszeiterfassung wird der Prozess der systematischen Aufzeichnung der Arbeitszeiten von Arbeitnehmern in einem Unternehmen bezeichnet. In der Geschäftswelt stellt die Überwachung der Arbeitszeiten eine der Hauptaufgaben von Personalabteilungen dar. Die Regeln für die Arbeitszeiterfassung sind von Land zu Land unterschiedlich.
In vielen Firmen basiert die Zeiterfassung nach wie vor auf der Verwaltung und Kontrolle vom Stundenzettel. Die traditionelle Form des Stundenzettels ist ein einfaches Blatt Papier, auf dem Daten in Tabellenform erfasst werden können. Inzwischen werden dafür häufig digitale Formulare oder Spreadsheets in Tabellenkalkulationsprogrammen genutzt.
Rechtliche Rahmenbedingungen
Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hat 2019 mit einer Entscheidung die Arbeitgeber unter Zugzwang gesetzt. Im sogenannten Stechuhr-Urteil wird eine systematische Zeiterfassung gefordert. Demnach müssen die EU-Mitgliedsstaaten ihre Arbeitgeber verpflichten, ein Arbeitszeiterfassungssystem einzurichten, das die folgenden drei Kriterien erfüllt:
- Objektivität
- Zuverlässigkeit
- Zugänglichkeit
Mit dem Urteil sollten Vorgaben aus der EU-Arbeitszeitrichtlinie umgesetzt werden, in der die wöchentliche Höchstarbeitszeit sowie die täglichen und wöchentlichen Ruhezeiten festgelegt sind. Zuvor waren nach dem deutschen Arbeitszeitgesetz nur Überstunden und Sonntagsarbeit zu dokumentieren, nicht die gesamte Arbeitszeit. Eine elektronische Erfassung war bisher nicht verpflichtend. Die klassische Stechuhr oder das manuelle Eintragen in einer Anwesenheitsliste waren ausreichend. Im September 2022 hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) in Erfurt entschieden, dass es in Deutschland eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung geben soll. Das höchste deutsche Arbeitsgericht begründete die Pflicht des Arbeitgebers zur systematischen Arbeitszeiterfassung mit dem drei Jahre zuvor getroffenen Urteil des Europäischen Gerichtshofs.
Welche Vor- und Nachteile hat die Arbeitszeiterfassung?
Eine systematische Erfassung der Arbeitszeit kann unter anderem folgende Vorteile mit sich bringen:
- Grundlage für die Planung zukünftiger Projekte
- Es wird sofort klar, welche Projekte rentabel sind
- Einblick in den Fortschritt der verschiedenen Projekte
- Schnellere und automatisierte Rechnungsstellung
- Einblicke in die Produktivität der Mitarbeiter
- Automatisches Führen von Stundenkonten
Arbeitszeiterfassung kann allerdings auch Nachteile haben:
- Zeiterfassung kann Arbeitszeit kosten
- Die Einführung eines Zeiterfassungssystems ist häufig mit Kosten verbunden
- Arbeitnehmer können sich überwacht fühlen und sich widersetzen
Verschiedene Möglichkeiten, die Arbeitszeit digital zu erfassen
Die gängigsten Möglichkeiten der digitalen Zeiterfassung:
Tabellenkalkulationsprogramme wie Excel
Mit Excel oder einem ähnlichen Programm können Sie die geleisteten Stunden automatisch berechnen lassen. Optional ist auch ein Import der Ergebnisse in die zur Gehaltsabrechnung genutzte Software möglich.
Desktop-Programme
Zeiterfassungssoftware bieten mehrere Möglichkeiten für die Zeiterfassung durch die Arbeitnehmer. Häufig ist die Einrichtung eines Erfassungs-Rechners möglich, an dem alle Mitarbeiter ihre Zeiten einbuchen.
Apps für Smartphones
Mobile Apps sind eine weitere gängige Option, die von den meisten Herstellern von Erfassungssoftware angeboten wird. Mit einer mobilen App können die Mitarbeiter über ihre Smartphones auf eine Stechuhr oder einen Timer zugreifen. Wenn die Arbeitnehmer festgelegte Schichtzeiten haben, können sie durch die App zum Ein- und Ausstempeln oder zu Pausen aufgefordert werden.Browser-Erweiterungen
Für Mitarbeiter, die hauptsächlich am Computer arbeiten, bietet sich die Nutzung von Zeiterfassungstools an, die einen Timer als Browser-Erweiterung anbieten. Diese sind in der Regel einfach zu bedienen und bieten dennoch einen detaillierten Überblick über die geleisteten Arbeitszeiten.
Fazit: Arbeitszeiterfassung
Für Unternehmen mit auf Stundenlohn-Basis beschäftigten Mitarbeitern ist die Zeiterfassung ohnehin ein Muss. Aber auch die Erfassung der Arbeitszeit von allen anderen Beschäftigten bietet mehr Vor- als Nachteile. Für die praktische Umsetzung stehen zahlreiche Möglichkeiten zur Verfügung. Aufgrund der Urteile von EuGH und BAG ist dafür zudem eine juristische Notwendigkeit gegeben.
Quelle: News Factory, Fotocredit: Pixabay